Todo lo que necesitas saber sobre los softphones: qué son, en qué se diferencian del teléfono IP físico y cuál encaja mejor con la forma de trabajar de tu equipo.
El teléfono fijo de sobremesa lleva años perdiendo protagonismo en muchas empresas. No porque la necesidad de llamar haya desaparecido, sino porque la forma de trabajar ha cambiado: equipos híbridos, teletrabajo, comerciales en movimiento. En ese contexto, el softphone se ha convertido en la alternativa más práctica para mantener la extensión corporativa sin depender de un puesto físico.
¿Qué es un softphone?
Un softphone es una aplicación de software que permite hacer y recibir llamadas telefónicas a través de Internet, usando tecnología VoIP (Voz sobre IP). A diferencia de un teléfono físico, no hay hardware que instalar: la extensión vive en un dispositivo que ya usas a diario.
En un entorno empresarial bien configurado, un softphone se comporta exactamente igual que cualquier otra extensión de la centralita: mantiene el número corporativo, respeta los desvíos configurados, queda registrado en el historial de llamadas y permite transferir, poner en espera o crear conferencias igual que un terminal físico.
El cambio conceptual más importante: el softphone vincula la extensión al usuario, no al puesto de trabajo. La extensión ya no pertenece a una mesa, sino a una persona.
Existen tres tipos principales de softphone según el dispositivo y el formato donde se ejecutan:
⭐ | → Recomendado |
📱 Softphone móvil
Aplicación para smartphone (iOS o Android) que convierte el móvil en una extensión completa de la centralita.
∙ Llamadas con el número corporativo
∙ Transferencias, espera y conferencias
∙ Recepción de llamadas por notificación push
∙ Funciona con WiFi, 4G o 5G. Historial integrado con la centralita
∙ Modo no molestar fuera del horario laboralte: el softphone vincula la extensión al usuario, no al puesto de trabajo. La extensión ya no pertenece a una mesa, sino a una persona.
Softphone de escritorio
Aplicación instalada en el ordenador (Windows o macOS) que actúa como extensión de la centralita desde el escritorio.
∙ Llamadas con el número corporativo
∙ Transferencias, espera y conferencias
∙ Recepción de llamadas con notificación de escritorio
∙ Funciona con cualquier conexión a Internet
∙ Historial integrado con la centralita
⭐ | → Recomendado |
🌐 Softphone web (Webphone – Web RTC)
Vive directamente en el navegador, sin instalar ninguna aplicación adicional en el ordenador.
∙ Todas las funciones del softphone de escritorio, más:
∙ Llamadas con clic derecho sobre cualquier número en cualquier web
∙ Gestión completa sin salir del navegador
∙ Compatible con CRM, LinkedIn, Gmail y cualquier herramienta web
Los tres tipos son complementarios. Muchas empresas combinan el softphone móvil con el webphone para cubrir tanto el trabajo en el ordenador como los momentos en los que el equipo está en movimiento.
🏠 Funciona desde cualquier lugar
La extensión está disponible en casa, en la oficina o de viaje. Solo hace falta un dispositivo con conexión a Internet. El teléfono IP físico queda anclado a un punto de red concreto.
💻 Sin hardware que gestionar
No hay terminales que comprar, instalar, configurar ni sustituir cuando se estropean. Incorporar a un nuevo empleado no requiere aprovisionar ningún dispositivo físico.
⚡️ Activación inmediata
Una nueva extensión se puede activar en minutos de forma remota. Con un teléfono IP físico, la configuración depende de tener acceso físico al dispositivo y al punto de red.
📈 Escala sin fricción
Ampliar el equipo, abrir una nueva sede o reducir plantilla no implica ninguna gestión de hardware. Las extensiones se crean o eliminan desde el panel de control de la centralita.
⚙️ Integrado con tu equipo
Al vivir en el ordenador o el móvil, el softphone puede interactuar con el CRM, el correo o cualquier herramienta web. El teléfono físico no tiene esa capacidad de integración nativa.
✅ Menor coste de infraestructura
Eliminar el hardware supone reducir la inversión inicial en equipos y el coste de mantenimiento a largo plazo, especialmente relevante en empresas que crecen rápido o tienen alta rotación.
Los tres tipos son complementarios. Muchas empresas combinan el softphone móvil con el webphone para cubrir tanto el trabajo en el ordenador como los momentos en los que el equipo está en movimiento.
Casos de uso más habituales
Equipos comerciales
El webphone puede eliminar el paso de copiar y marcar el número manualmente. Un comercial que trabaja con un CRM puede llamar directamente desde la ficha del cliente con un clic, sin cambiar de herramienta. Si además tiene visitas o se desplaza, el softphone móvil le mantiene localizable con el número de empresa aunque esté fuera de la oficina.
Atención al cliente
El agente de atención trabaja habitualmente con varias pestañas abiertas en el ordenador. Recibir una llamada como notificación emergente en el navegador, sin necesidad de tener ninguna aplicación específica abierta, encaja con ese flujo de trabajo mejor que un teléfono físico de sobremesa. El historial queda integrado con el resto de la centralita.
Equipos en remoto o híbridos
Para quienes trabajan desde casa, el softphone resuelve el problema de mantener la extensión corporativa activa sin reenviar llamadas al móvil personal. La extensión se comporta exactamente igual desde casa que desde la oficina, con la misma numeración y las mismas reglas de la centralita.
Empresas con varias sedes o crecimiento rápido
Las organizaciones con trabajadores en distintas ubicaciones se benefician de no tener infraestructura telefónica anclada a espacios físicos. Abrir una nueva delegación o incorporar a alguien en remoto no requiere instalar ningún hardware adicional.
Las soluciones que recomendamos en Ubunet
En Ubunet recomendamos a nuestros clientes dos soluciones que cubrimos y soportamos directamente: el softphone móvil, incluido por defecto en cualquier centralita UBcloud, y el Webphone 2.0, nuestro módulo de softphone para navegador. Ambas están integradas con la centralita y pensadas para que el equipo las use desde el primer día sin complicaciones técnicas.
📱 Softphone de Ubunet – app móvil
Incluido en la cuota de UBcloud · iOS y Android
La solución móvil de Ubunet convierte el smartphone en una extensión completa de la centralita. Permite hacer y recibir llamadas con el número de empresa, transferir a compañeros, poner en espera y consultar el historial, todo desde el móvil y con la misma numeración corporativa.
La configuración se hace escaneando un código QR desde el panel de control. En menos de un minuto la extensión está activa en el móvil, sin intervención técnica. Gracias a las notificaciones push, no es necesario tener la app abierta para recibir llamadas.
Llamadas con número de empresa | Transferencias y espera | Notificaciones push | Historial integrado | 3G / 4G / 5G | WiFiModo no molestar
Incluido en la cuota de la centralita UBcloud, sin coste adicional por extensión ni por usuario.
🌐 Webphone 2.0 – extensión de Chrome
Módulo adicional para centralitas UBcloud
El Webphone 2.0 de Ubunet es un módulo que convierte el navegador Chrome en una extensión más de la centralita. Una vez instalada la extensión, cualquier número que aparezca en cualquier página web se puede llamar con clic derecho, sin copiar el número ni cambiar de herramienta.
Las llamadas entrantes llegan como notificación emergente en el navegador, independientemente de la pestaña que se esté usando en ese momento. El módulo se contrata una sola vez por centralita y está disponible para todas las extensiones del equipo, sin coste adicional por usuario.
Clic derecho para llamar | Compatible con CRM, LinkedIn, Gmail… | Favoritos y acceso rápido | Historial integrado con la centralita
Módulo adicional para centralitas UBcloud. Se contrata por centralita, no por extensión: una sola cuota da acceso al Webphone 2.0 para todo el equipo.
Conclusión
El softphone no es una alternativa inferior al teléfono IP físico: es un formato distinto, diseñado para una forma de trabajar que ya no depende de un puesto fijo. La movilidad, la integración con herramientas digitales y la facilidad de gestión lo hacen especialmente adecuado para la mayoría de los equipos actuales.
La elección entre softphone móvil, softphone de escritorio o webphone depende del perfil de trabajo de cada persona. Para quien se desplaza o alterna entre casa y oficina, la app móvil resuelve bien la necesidad. Para quien trabaja principalmente desde el ordenador, el softphone de escritorio o el webphone son la opción natural, con la ventaja adicional del webphone de poder llamar directamente desde el navegador con un clic. Y en muchos equipos, la respuesta más práctica no es elegir entre uno y otro, sino combinar el móvil con el webphone para tener todas las situaciones cubiertas.
Si tienes centralita UBcloud con Ubunet, ya tienes el softphone móvil incluido sin coste adicional. Y si tu equipo trabaja principalmente desde el ordenador, el módulo Webphone 2.0 está disponible para activarlo cuando lo necesites.
¿Tienes dudas sobre cuál encaja mejor para tu empresa o quieres activar alguna de estas funcionalidades? Escríbenos y te orientamos sin compromiso →
